할 일을 열 개 적고 모두 오늘 할 수 있다고 느끼는 날이 있습니다. 각 항목이 30분인지 반나절인지 적혀 있지 않으면, 목록은 의욕만 담고 용량은 담지 않습니다. 소요 시간을 대략이라도 적으면 하루 일정과 할 일 목록이 같은 단위로 대화할 수 있습니다.
시간을 안 적으면 생기는 일
짧은 일부터 처리하다 보면 긴 일은 저녁에 남습니다. 긴 일인 줄 몰랐기 때문에 오전에 자리를 비워 두지 않은 것입니다. 마감을 역산할 때도 "이 단계가 며칠인지"가 없으면 중간 날짜를 감각으로 찍게 됩니다. 감각은 반복해서 기록해야 좋아집니다.
대략의 눈금
입문자는 분 단위 예측을 하지 않습니다. 네 눈금이면 충분합니다. 15분, 1시간, 반나절, 하루 이상. 고르는 기준은 "방해가 없는 시간이 얼마나 필요한가"입니다. 애매하면 한 단계 크게 적습니다. 작게 적었다가 실패하는 경험이 크게 적었다가 남는 경험보다 계획을 더 망칩니다.
- 15분: 확인, 짧은 답장, 숫자 하나 수정
- 1시간: 초안 한 절, 표 정리, 검토 의견 반영
- 반나절: 여러 자료를 모아 처음 만드는 문서
- 하루 이상: 다른 사람 대기나 조사가 섞인 일
적고 배치하는 순서
아침 목록을 만든 뒤 각 항목 옆에 눈금을 적습니다. 그다음 오늘 비어 있는 집중 가능 시간을 시간으로 셉니다. 회의 사이 30분은 1시간짜리 일의 자리가 아닙니다. 눈금의 합이 빈 시간보다 크면 항목을 내일로 내리거나 더 작은 눈금의 일로 바꿉니다.
1시간짜리 세 개를 회의 없는 오후에 넣었다면, 사이 이동과 휴식을 빼면 실제로는 두 개가 한계인 날이 많습니다. 그래서 합계는 빈 시간의 70퍼센트 정도만 채웁니다. 나머지는 갑자기 들어온 15분짜리를 위한 여유입니다.
끝난 뒤 비교하기
일이 끝나면 예상 눈금 옆에 실제 눈금만 표시합니다. 이유를 장문으로 쓰지 않습니다. "자료 찾는 데 반나절"처럼 차이 원인 하나만 적어두면 다음 예측에 반영됩니다. 주간 회고 때 이 차이만 다섯 개 보면, 본인이 반복해서 작게 보는 일의 종류가 보입니다.
크면 나누기
하루 이상으로 적힌 일은 오늘 목록에 올리지 않습니다. 오늘 할 수 있는 1시간 이하의 다음 행동으로 나눕니다. "보고서 작성, 하루 이상"은 대기하고, "목차와 자료 목록, 1시간"만 오늘로 올립니다. 눈금은 나누기의 신호입니다. 예측 숫자가 정교할 필요는 없습니다.
실무 팁
다른 사람의 검토 시간은 내 소요 시간에 넣지 않습니다. 그건 대기 목록의 확인일입니다. 내 시간에 넣는 것은 요청 문장을 쓰는 15분뿐입니다. 이 구분이 되면 하루 용량이 갑자기 현실적으로 변합니다.
주의할 점
눈금을 성과 평가처럼 다루지 않습니다. 1시간으로 적고 두 시간이 걸렸다고 해서 일이 실패한 것은 아닙니다. 기록은 다음 주의 배치를 고치기 위한 것입니다. 팀 전체에 이 눈금을 보고하라고 요구하는 제도로 확장하지 않아도 개인 계획에는 도움이 됩니다.
정리
할 일에는 15분, 1시간, 반나절, 하루 이상 중 하나를 적고, 오늘 빈 시간에 들어가는 것만 남깁니다. 끝난 뒤 실제 눈금과 한 줄 차이를 적으면 다음 예측이 조금 나아집니다. 오늘 목록 세 개에 눈금부터 붙여 보세요.